Sommaire
- Étape 0 : Préparer le dossier et cartographier les impayés
- Étape 1 : Vérifier le contrat, le devis et la preuve
- Étape 2 : Première relance amiable (e-mail/lettre)
- Étape 3 : Relance téléphonique structurée
- Étape 4 : Mise en demeure amiable, ferme mais constructive
- Étape 5 : Négocier un échéancier réaliste
- Étape 6 : Formaliser l’accord et sécuriser le paiement
- Étape 7 : Suivi, encaissement et clôture
- Étape 8 : Quand escalader vers le judiciaire ?
- Outils, indicateurs et bonnes pratiques
- FAQ express
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Étape 0 : Préparer le dossier et cartographier les impayés
Avant toute action, consolidez un dossier créance complet :
- Devis/contrat, CGV, bons de commande, bons de livraison, feuilles de présence/preuves de service.
- Facture(s) concernée(s) avec dates d’échéance.
- Échanges antérieurs (mails, courriers, SMS), conditions commerciales, remises éventuelles.
- Coordonnées décisionnaires (finance/compta/direction), SIREN/SIRET, adresse du siège.
Cartographiez vos impayés : par ancienneté (0–30, 31–60, 61–90, 90+ jours), par montant, par client. Priorisez les dossiers à impact trésorerie le plus élevé et les « quick wins » (débiteurs joignables/coopératifs).
| Segment | Critères | Objectif | Action prioritaire |
|---|---|---|---|
| A (Haut impact) | Montant élevé, 30–60j, client actif | Encaissement rapide | Relance immédiate + appel décideur |
| B (Moyen) | Montant moyen, 60–90j | Éviter bascule 90+ | Mise en demeure amiable + échéancier |
| C (Faible) | Petits montants, multi-factures | Nettoyer le « fond de tiroir » | Relance groupée + paiement en ligne |
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Étape 1 : Vérifier le contrat, le devis et la preuve
La force du recouvrement amiable repose sur un dossier irréprochable. Vérifiez :
- La validité contractuelle (signature, CGV opposables, conditions de paiement).
- La preuve d’exécution (livraison/prestation réalisée, absence de réserve fondée).
- Les pénalités de retard et indemnités (si prévues et applicables).
Astuce : si un litige qualité est soulevé, proposez une solution (correctif/remise limitée) contre un plan de paiement immédiat. L’objectif reste l’encaissement rapide, sans casser la relation.
Découvrir l’accompagnement en vérification de dossiers
Étape 2 : Première relance amiable (e-mail/lettre)
Agissez vite mais courtoisement. Un premier message factuel suffit souvent.
Modèle d’e-mail de relance (à adapter)
Objet : Facture n°[XXX] – rappel d’échéance
Bonjour,
Nous constatons que la facture n°[XXX] d’un montant de [€], échue le [date], reste non réglée.
Pourriez-vous, s’il vous plaît, procéder au paiement ou nous indiquer si un point bloque le règlement ?
Vous pouvez régler par [moyen] ou proposer un échéancier si nécessaire.
Merci pour votre retour,
Cordialement,
[Nom – Société – Coordonnées]
Confier vos relances à une experte
Étape 3 : Relance téléphonique structurée
Le téléphone débloque de nombreux dossiers. Préparez un script et un objectif clair (date de paiement, échéancier, coordonnées du décideur).
Trame d’appel
- Rappel des faits (facture, échéance, service rendu).
- Question ouverte : « Qu’est-ce qui vous empêche de régler aujourd’hui ? »
- Proposition : règlement sous 48h ou échéancier court (2–3 échéances max).
- Validation écrite (e-mail de confirmation immédiat).
Voir l’offre de relance personnalisée
Étape 4 : Mise en demeure amiable, ferme mais constructive
Si les relances n’aboutissent pas, adressez une mise en demeure amiable : ton professionnel, rappel des obligations, délai court (8–15 jours), mention des suites possibles (sans menaces disproportionnées).
Points clés
- Récapitulatif : facture, montant, échéance, relances.
- Dernier délai amiable précis (date butoir).
- Coordonnées pour solutionner rapidement (appel direct).
Faire rédiger vos mises en demeure
Étape 5 : Négocier un échéancier réaliste
Si le débiteur est de bonne foi mais en tension de trésorerie, proposez un échéancier court et ferme. Plus il est long, plus le risque d’aléa augmente. Exigez un premier versement immédiat (« ticket d’entrée »).
| Montant dû | Échéancier recommandé | Point de vigilance |
|---|---|---|
| < 2 000 € | 1–2 versements | Premier virement sous 48h |
| 2 000–10 000 € | 2–3 versements sur 30–45 jours | Éviter > 60 jours |
| > 10 000 € | 3–4 versements max | Garanties/engagements écrits |
Accompagnement à la négociation d’échéanciers
Étape 6 : Formaliser l’accord et sécuriser le paiement
- Confirmez par écrit (montants, dates, moyens de paiement).
- Choix du moyen de paiement : virement privilégié (traçable), lien de paiement si disponible.
- Stop & Go : si une échéance n’est pas respectée, revenez immédiatement au plan d’action (appel + mise en demeure).
Demander un modèle d’accord d’échéancier
Étape 7 : Suivi, encaissement et clôture
Mettez à jour votre registre des créances : dates, montants, promesses de paiement, encaissements, pièces. Une fois payé, remerciez le client — vous conservez la relation et préparez l’avenir.
Externaliser le suivi jusqu’à l’encaissement
Étape 8 : Quand escalader vers le judiciaire ?
Le recours judiciaire est un ultime levier : débiteur défaillant, mauvaise foi manifeste, montants très élevés, échecs répétés de l’amiable. Évaluez : solvabilité, coûts, délais, chances de recouvrement. Objectif : décider en connaissance de cause.
Évaluer l’opportunité d’une action contentieuse
Outils, indicateurs et bonnes pratiques
Indicateurs clés
- Taux de recouvrement à J+30/J+60/J+90
- DSO (Days Sales Outstanding) : durée moyenne de paiement
- Âge des créances (aging)
- Taux de promesses tenues
Bonnes pratiques
- Clauses de paiement claires dès l’offre (acompte, échéance, pénalités).
- Facturation rapide et conforme (références, contacts, modes de paiement visibles).
- Relances structurées : J+3 (rappel soft) → J+10 (relance ferme) → J+20 (appel) → J+30 (mise en demeure).
- Un interlocuteur dédié pour la relation financière.
- Archivage des preuves (contrat, BL, échanges) et traçabilité des actions.
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FAQ express
Combien de temps laisser à un client avant d’envoyer une mise en demeure ?
Après une première relance et un appel sans résultat, 8 à 15 jours est un délai raisonnable pour une mise en demeure amiable. Adaptez selon l’historique et la relation.
Les pénalités de retard sont-elles indispensables ?
Elles renforcent la crédibilité et couvrent une partie du coût du retard, mais ne doivent pas bloquer la négociation si un paiement rapide est possible.
Faut-il toujours proposer un échéancier ?
Non. Priorité au paiement intégral. L’échéancier s’envisage si la bonne foi est établie et si un premier versement immédiat est possible.
Le recouvrement amiable détériore-t-il la relation client ?
Au contraire, conduit avec respect et méthode, il préserve la relation et évite l’escalade contentieuse.
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Conclusion
Le recouvrement amiable est la voie la plus efficace pour transformer des factures en trésorerie, sans sacrifier la relation commerciale. En appliquant ces étapes et en vous appuyant sur une experte du sujet, vous maximisez vos chances d’encaissement rapide.
Demandez un accompagnement personnalisé à Nathalie Maaunais R&R
